Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Was sind Betriebskosten und wer zahlt sie?

Betriebskosten oder Nebenkosten gehören zu den häufigsten Streitpunkten zwischen Vermieter und Mieter. Denn während Vermieter bemüht sind, ihre laufenden Kosten möglichst gering zu halten, sind Mieter daran interessiert, ihre monatlichen Ausgaben für die Wohnung so gering wie möglich zu halten.

Grundsätzlich sind Betriebskosten wiederkehrende Gebühren, die der Vermieter auf die Mieter umlegen darf. Dabei handelt es sich um Kosten, die direkt oder indirekt mit dem Betrieb des Hauses zusammenhängen. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) legt fest, welche Kosten umlagefähig sind und welche nicht.

Welche Kosten kann ich als Vermieter auf meine Mieter umlegen?

Zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören in erster Linie die Kosten für die Bewirtschaftung des Gebäudes. Dazu gehören zum Beispiel die Kosten für die Heizung, die Wasserversorgung und die Entwässerung. Auch die Wartung und Instandhaltung von Anlagen wie der Heizung, der Lüftungsanlage oder dem Aufzug können umgelegt werden. Weiterhin zählen die Kosten für die Straßenreinigung, den Winterdienst und die Ungezieferbekämpfung zu den umlagefähigen Kosten. Schließlich können auch die Kosten für den Hausmeisterdienst, die Schornsteinreinigung und die Beleuchtung der gemeinschaftlich genutzten Gebäudeteile über die Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden.

Welche Kosten kann ich als Vermieter nicht auf meine Mieter umlegen?

Nicht umlagefähig sind hingegen Kosten, die nicht unmittelbar mit dem Betrieb des Gebäudes zusammenhängen. Hierzu zählen zum Beispiel die Kosten für die Verwaltung der Immobilie, die Kontoführungsgebühren, die Kosten für die Gebäudeversicherung und die Grundsteuer. Auch die Kosten für Reparaturen, die durch den normalen Gebrauch der Wohnung entstehen, sind nicht umlagefähig. Dazu zählen zum Beispiel Reparaturen an Türklinken, Wasserhähnen oder Fenstergriffen.

Wie werden Betriebskosten abgerechnet?

Ein wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang sind die Vorauszahlungen. Die meisten Vermieter verlangen von ihren Mietern eine monatliche Vorauszahlung auf die Betriebskosten. Diese Vorauszahlungen müssen jedoch regelmäßig abgerechnet werden. Spätestens nach einem Jahr muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen und dem Mieter vorlegen. Aus dieser Abrechnung muss hervorgehen, welche Kosten angefallen sind und wie diese Kosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Dabei müssen die Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet werden.

Im Falle einer Nachzahlung müssen Mieter die Nachzahlung jedoch nicht in einem Betrag leisten. Die Betriebskostenabrechnung darf auf Wunsch des Mieters auch in Teilbeträgen gezahlt werden. Allerdings muss der Vermieter einer solchen Ratenzahlung zustimmen. Eine Nachzahlung darf auch nicht einfach aus der nächsten Mietzahlung abgezogen werden. Vielmehr muss der Vermieter den Mieter separat zur Zahlung auffordern.

Was ist eine Betriebskostenabrechnung und was muss sie enthalten?

Wichtig zu beachten ist auch, dass der Vermieter bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung auf einige Punkte achten muss. So müssen die Kosten in der Abrechnung klar und verständlich aufgeschlüsselt sein. Es muss deutlich werden, welche Kosten auf welche Mieter entfallen und wie sich die Vorauszahlungen auf die tatsächlich angefallenen Kosten auswirken. Zudem muss der Vermieter belegen können, dass die in der Abrechnung aufgeführten Kosten tatsächlich angefallen sind. So müssen zum Beispiel Rechnungen und Quittungen aufbewahrt werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Frist, bis zu der der Vermieter die Betriebskostenabrechnung vorlegen muss. Diese Frist beträgt in der Regel zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Versäumt der Vermieter diese Frist, hat er keinen Anspruch mehr auf Nachzahlungen von den Mietern. Im umgekehrten Fall haben Mieter jedoch auch ein Recht darauf, dass der Vermieter die Abrechnung fristgerecht vorlegt.

Neben den umlagefähigen und nicht umlagefähigen Betriebskosten gibt es auch noch die Kaltmiete und die Warmmiete. Die Kaltmiete ist die Grundmiete, die der Mieter für die Wohnung zahlt. Die Warmmiete setzt sich aus der Kaltmiete und den Betriebskosten zusammen. Bei einer Warmmiete sind die Betriebskosten also bereits in der Miete enthalten. Die Warmmiete kann jedoch auch als Vorauszahlung auf die Betriebskosten vereinbart werden.

Weitere im Mietrecht festgeschriebene Bestimmungen, die für dich als Vermieter relevant sind, findest du hier.

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Foto von Daniel DiNuzzo