Betriebskosten und Verwaltungskosten – was ihr umlegen könnt und was nicht
Beginnen wir ganz vorn, indem wir uns erst einmal ansehen, welche Kosten ihr auf eure Mieter umlegen dürft und welche nicht. Bei den Nebenkosten wird zwischen den sogenannten Betriebs- und Verwaltungskosten unterschieden. Während die Mieter, sofern im Mietvertrag festgehalten, für die Betriebskosten aufkommen müssen, dürft ihr sie mit den Verwaltungskosten nicht belasten. Sie werden nicht in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt. Wenn man es ganz genau nimmt, heißt es daher auch Betriebskostenabrechnung.
Betriebskosten
Zu den Betriebskosten zählen in der Regel Kosten für Grundsteuer, Wasser, Abwasser und Beleuchtung. Auch Gebühren für die Schornstein- und Straßenreinigung sowie die Müllabfuhr gehören dazu. Wenn eure Immobilie über einen Fahrstuhl, einen gemeinschaftlichen Garten oder Waschraum sowie Breitbandkabel oder eine Gemeinschaftsantenne verfügt, so sind die anfallenden Kosten ebenfalls anteilig auf die Mieter verteilbar. Dasselbe gilt, wenn ihr einen Hausmeister angestellt habt. Auch sein Gehalt dürft ihr im Zuge der Nebenkostenabrechnung umlegen. Ihr könnt euch also grob merken, dass alle Kosten, die für den Betrieb einer Wohnung unerlässlich sind, von den Mietern getragen werden.
Verwaltungskosten
Anders verhält es sich mit den Verwaltungskosten. Dies sind Kosten, die euch als Vermieter im Zuge der Immobilienverwaltung anfallen. Hierbei ist unwichtig, ob ihr die Tätigkeiten selbst übernehmt oder sie auf eine externe Hausverwaltung übertragt. Auch Geschäftsführungskosten könnt ihr nicht an eure Mieter weitergeben. Verwaltungskosten werden also vollständig von euch getragen.
Formale Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung
Bevor ihr nun mit der Abrechnung beginnt, überlegt ihr euch wahrscheinlich, welche Informationen sie enthalten muss und wie sie aufgebaut ist. Wir haben euch daher eine Liste mit den Bestandteilen einer Nebenkostenabrechnung erstellt, die ihr nutzen könnt, um zu checken, ob ihr auch alle Positionen bedacht habt.
1. Angabe des Abrechnungszeitraumes
Der Abrechnungszeitraum beläuft sich in der Regel auf ein Kalenderjahr, also vom 01. Januar bis zum 31. Dezember. Nach Ende des Abrechnungszeitraumes habt ihr zwölf Monate Zeit, euren Mietern die Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Haltet ihr dies nicht ein, verjährt euer Anspruch auf die Begleichung der Nebenkostenabrechnung innerhalb von drei Jahren. Die dreijährige Frist beginnt mit Ablauf des Abrechnungszeitraumes.
2. Zusammenstellung der Gesamtkosten
Die weiter oben detailliert aufgeführten Bestandteile der Betriebskosten werden hier einzeln mit den jeweils entstandenen Gesamtkosten aufgeführt.
3. Angabe und Erklärung des verwendeten Umlageschlüssels
Nebenkosten sind nach einem bestimmten Umlageschlüssel abzurechnen – vor allem dann, wenn es sich bei der vermieteten Immobilie um ein Objekt mit mehreren Parteien handelt. Er legt fest, wie die Betriebskosten auf die einzelnen Mieter umgelegt werden. Der verwendete Umlageschlüssel wurde zuvor im Mietvertrag festgelegt. Sofern nicht anders vereinbart, richtet sich die Verteilung der Nebenkosten nach der Wohnfläche. Ausnahmen sind Heizung und Warmwasser. Sie müssen zu mindestens 50 Prozent nach dem Verbrauch berechnet werden.
4. Kostenanteil des Mieters
In diesem Teil der Abrechnung wird der mithilfe des Umlageschlüssels individuell ermittelte Kostenanteil der jeweiligen Wohneinheit aufgeschlüsselt. Um den vom Mieter zu zahlenden Betrag zu errechnen, werden die einzelnen Positionen addiert.
5. Abzug der vom Vermieter geleistete Vorauszahlungen
In der Regel zahlen Mieter monatlich eine Nebenkostenpauschale, die zusätzlich zur Kaltmiete fällig wird. Die bereits geleisteten Vorauszahlungen werden dann vom zuvor errechneten Kostenanteil abgezogen.
6. Summe der Rückzahlung oder Nachzahlung
Das Ergebnis dieser Rechnung gibt euch Auskunft darüber, ob die gezahlte Nebenkostenpauschale eures Mieters die Betriebskosten abdeckt und gegebenenfalls sogar übersteigt oder ob eine Nachzahlung fällig wird. Haben die Mieter zuvor mehr gezahlt als die Nebenkostenabrechnung verlangt, so habt ihr für die Rückzahlung nach Zustellung der Abrechnung 30 Tage Zeit. Der gleiche Zeitraum gilt für den Mieter, sollte eine Nachforderung entstehen.
Jetzt kann’s losgehen
Wenn ihr die erste Nebenkostenabrechnung gemacht hat, wird euch die zweite umso leichter fallen. Im Netz findet ihr viele Muster, die euch bei der Erstellung behilflich sein können. Eine Vorlage haben wir euch herausgesucht. Wir wünschen euch viel Erfolg!
Foto von Doris Morgan
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